Izjava o varstvu osebnih podatkov članom, osebam na poskusni vadbi in obiskovalcem

Informacija o zbiranju podatkov v skladu s 13. členom GDPR

 

To obvestilo ima namen obvestiti vas o tem na kakšen način in zakaj obdelujemo vaše osebne podatke v kontekstu vašega obiskovanja naših fitnes centrov, na kateri podlagi obdelujemo tako pridobljene osebne podatke in kako ravnamo z njimi, kot tudi katere pravice lahko uresničujete v zvezi s tem.

CF Fitness d.o.o. je upravljavec osebnih podatkov, ki je odgovoren za obdelavo osebnih podatkov, pri čemer spoštuje zasebnost posameznikov in jamči za pravilno in zakonito obdelavo osebnih podatkov. Osebni podatki se obdelujejo v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov, predvsem v skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (EU) 2016/679 (v nadaljevanju: »GDPR«) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. list RS št. 94/07).

 

Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko obrnete na nas:

Kontaktni podatki upravljavca: CF FITNESS d.o.o.
Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Weinlinger Clemens

 

Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?

Predmet obdelave so podatki, ki jih zbiramo v sklopu vašega članstva ali v okviru dogovora o poskusni vadbi in treningov v clever fit studiu. K tem osebnim podatkom sodijo npr.:

  • Osnovni osebni podatki (npr. ime in priimek, naslov, datum rojstva, spol, davčna številka);
  • Kontaktni podatki (npr. e-pošta, telefonska številka),
  • Podatki o članstvu (npr. stanje/status članstva, fotografija)
  • Bančni podatki in plačilni podatki (npr. kot so način plačila, banka, ime in priimek lastnika, številka bančnega računa vrsta in naziv kartice)
  • Podatki o vaših obiskih v našem studiu (npr. datum, čas, lokacija studia, osnovni podatki stranke za identifikacijo uporabnika)
  • Videoposnetki (ki omogočajo identifikacijo posameznika)
  • Pri mladoletnih članih se dodatno obdelujejo še osebni podatki kot so podatki o zakonitih zastopnikih ali skrbnikih (npr. ime in priimek, datum rojstva, kontaktni podatki).

 

Zakaj in na kateri pravni podlagi zbiramo vaše podatke?

Prijava na poskusno vadbo

Če želite pri nas poskusno vaditi, potrebujemo vaše osebne podatke kot so osnovni in kontaktni podatki za namen organizacije poskusne vadbe in obveščanje v zvezi s tem. Dodatni podatki, ki se navezujejo na vaš življenjski stil nam pomagajo pri svetovanju in zagotavljanju rezultatov.

Podlaga za obdelavo teh podatkov temelji na točki (b) člena 6(1) GDPR. Ta nam dovoljuje uporabo vaših podatkov v obsegu, ki je potreben za izpolnitev pogodbe ali za izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe.

 

Priprava, sklenitev in izvajanje pogodbe o članstvu za uporabo clever fit studiev

Če želite z nami skleniti pogodbo o članstvu, potrebujemo vaše osebne podatke kot so osnovni in kontakti podatki, podatki o članstvu, podatki o vaših obiskih, bančni in plačilni podatki. Vaše osebne podatke obdelujemo z namenom priprave, sklenitve in izpolnjevanja obveznosti iz pogodbe o članstvu za uporabo clever fit studiev. Namen obdelave podatkov za izpolnjevanje obveznosti članske pogodbe leži v prvi vrsti v upravljanju s strankami, organizaciji vašega treninga, obveščanju, obračunavanju vadnine ter v opominjanju v primeru odprtih obveznosti (npr. opomin po smsu).

Podlaga za obdelavo teh podatkov temelji na točki (b) člena 6(1).Ta nam dovoljuje uporabo vaših podatkov v obsegu, ki je potreben za izpolnitev pogodbe.

 

Neposredno trženje – člani

Neposredno trženje je oblika informiranja in oglaševanja, ki jo naslovimo neposredno na svoje člane. Za namen obveščanja o posebnih ponudbah, informacijah s popusti, akcijah, dogodkih in novostih v našem studiu (komercialna sporočila) uporabljamo vaš e-poštni naslov, ki smo ga pridobili od vas kot kupca naših storitev ali izdelkov. 

V kolikor se ob sklenitvi pogodbe o članstvu niste odjavili od prejemanja komercialnih sporočil, bomo vaš elektronski naslov uporabili za pošiljanje komercialnih sporočil. Pravna podlaga je točka (f) 1. odstavka 6. člena GDPR in 158. člen ZEKom-1.

V kolikor ne želite več prejemati naših komercialnih sporočil, se lahko od prejemanja takšnih sporočil kadarkoli brezplačno odjavite:

  • s pošiljanjem zahteve za preklic na elektronski naslov vodja@lj.clever-fit.com
  • s klikom na povezavo 'odjava' na dnu vsakega komercialnega sporočila.

 

Neposredno trženje - posamezniki, ki niso člani

Neposredno trženje je oblika informiranja in oglaševanja, ki jo naslovimo neposredno na vas. Lahko se odločite, da vas obveščamo o posebnih ponudbah, informacijah s popusti, akcijah, dogodkih in novostih v našem studiu (komercialna sporočila). Za ta namen potrebujemo vaš e-poštni naslov. 

Pravna podlaga za obdelavo tega podatka je vaša privolitev, ki jo lahko kadarkoli brezplačno umaknete.

V kolikor ne želite več prejemati naših komercialnih sporočil, se lahko od prejemanja takšnih sporočil kadarkoli brezplačno odjavite:

  • s pošiljanjem zahteve za preklic na elektronski naslov vodja@lj.clever-fit.com
  • s klikom na povezavo 'odjava' na dnu vsakega komercialnega sporočila.

Umik privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki temelji na privolitvi, preden je umaknjena.

 

Videonadzor

Prostori naših studiev so pod video nadzorom. Izvajamo video nadzor, da omogočimo varno bivanje v naših studiih in zaščitimo lastnino (vašo in našo ter lastnino drugih).

Obdelava podatkov (posnetek posameznika (slika), datum in čas vstopa in izstopa iz prostorov oziroma področij, ki so pod video nadzorom) se izvaja na podlagi zakonitega interesa utemeljenega na podlagi Zakona o varstvu osebnih podatkov. Video posnetke uporabljamo izključno z namenom zagotavljanja varnosti in preverjanja morebitnih nezakonitih dejanj (torej za nadaljnja dejanja v primeru zabeleženih incidentov), ​​vse v skladu z zakonskimi predpisi.

Video nadzorni sistem je zaščiten pred nepooblaščenim dostopom. Dostop do video posnetkov imajo samo pooblaščene osebe, natančneje direktor CF Fitness d.o.o. in pooblaščeni zaposleni, ki izvajajo nadzor v studiih. Izjemoma lahko imajo dostop tudi drugi pooblaščeni zaposleni pri naših sodelavcih (npr. kadar je to potrebno za sodne postopke ali vzdrževanje / popravilo informacijskega sistema). V skladu z zakonodajo imajo lahko dostop do videoposnetkov tudi pristojni državni organi v okviru izvajanja dejavnosti, ki jih določa zakon.

Kar zadeva vaše pravice, se na koncu tega pravilnika o zasebnosti sklicujemo na razdelek "Vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate". Tukaj upoštevajte, da bodo za uveljavljanje določenih pravic morda potrebne določene informacije z vaše strani (npr. čas in kraj snemanja, da se določi video, ki se nanaša na vas). Prav tako je lahko izvajanje nekaterih pravic omejeno (npr. zaradi zaščite pravic drugih oseb, posnetih na videu). V vsakem primeru lahko pridobite dodatne informacije o obdelavi vaših podatkov in vseh zgornjih okoliščinah.

 

Ali vaše podatke uporabljamo še za drug namen?

Ne. Vaše podatke uporabljamo samo za tu navedene namene.

 

Komu bomo razkrili in posredovali vaše podatke?

Do prenosa vaših podatkov lahko pride v razmerju do nekaj kategorij prejemnikov, kot so:

  • ponudniki tehničnih in IT storitev,
  • ponudniki storitev videonadzora,
  • računovodski servis,
  • odvetniške družbe,
  • drugi studii skupine clever fit, v katerih bi želeli vaditi, bodo ob vašem vstopu v studio videli vaše ime in sliko,
  • ponudniki storitev v oblaku. Da boste lahko vadili v vsakem studiu v Sloveniji, shranjujemo vaše osnovne podatke v programski opremi, ki temelji na oblaku. Za to imamo pogodbenega obdelovalca, ki podatke centralno shranjuje.
  • drugi pogodbeni obdelovalci (npr. banke, agencije za izterjave, ponudniki storitev dostave), če je to potrebno za izpolnitev obveznosti iz članske pogodbe,
  • javni organi in institucije (finančna uprava, sodišča,..), če je to potrebno za izpolnitev zakonske dolžnosti ali v okviru izvedbe inšpekcijskih postopkov ipd.

V primerih, ko prejemniki podatkov delujejo kot naši pogodbeni obdelovalci podatkov (npr. računovodski servis) CF Fitness d.o.o. zagotavlja, da obdelava osebnih podatkov s strani takih obdelovalcev podatkov poteka na podlagi naših dokumentiranih navodil in da so se obdelovalci zavezali, da bodo varovali osebne podatke v skladu s tem obvestilom, standardi in ravni varstva osebnih podatkov, enakovredne tistim, ki jih zagotavlja CF Fitness d.o.o. in v skladu z veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov. To zagotavljajo pogodbe o obdelavi podatkov, ki jih CF Fitness d.o.o. za ta namen sklene.

CF Fitness d.o.o. v nobenem primeru ne bo posredoval osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

CF Fitness d.o.o. izvaja vse potrebne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zaščito vseh osebnih podatkov z zagotavljanjem ravni varnosti, ki ustreza tveganju in v skladu z zahtevami iz 32. člena GDPR.

 

Ali vaše podatke posredujemo v tretje države?

Ne. Vaši podatki ne bodo posredovani v nobeno tretjo državo. Vsi podatkovni centri se nahajajo znotraj EU.

 

Kako dolgo hranimo vaše podatke?

Vaše osebne podatke obdelujemo samo toliko časa, kolikor je potrebno. Takoj, ko vaših osebnih podatkov več ne potrebujemo, se ti samodejno izbrišejo.

  • Podatki, ki so potrebni za sklenitev in izpolnitev pogodbe se hranijo toliko časa, kolikor je to potrebno za izpolnitev pogodbenega razmerja med trajanjem pogodbe in za čas trajanja pogodbe. Po prenehanju pogodbe se bodo podatki hranili, dokler in kolikor bomo zaradi zaščite svojih pravic tudi po prenehanju pogodbe imeli zakoniti interes za nadaljnje shranjevanje podatkov in to ne bo v nasprotju z vašimi legitimnimi interesi (točka (f) člena 6(1) GDPR. Tak interes preneha v primeru sklenjenih pogodb o članstvu praviloma s potekom 10 let po prenehanju pogodbe; podatki bodo nato izbrisani.
  • Podatke, zbrane v okviru in za izvajanje dogovorjene poskusne vadbe, hranimo, dokler lahko domnevamo, da vas zanima članstvo v našem studiu. Če od vas ne prejmemo nadaljnjih sporočil, se podatki praviloma izbrišejo po preteku šestih mesecev od izvedbe poskusne vadbe.
  • Podatki o vaših obiskih v našem studiu (datum, čas, lokacija studia, osnovni podatki stranke za identifikacijo uporabnika) se shranjujejo, dokler so potrebni za preverjanje vašega pravice do uporabe (zlasti osebe na poskusni vadbi, člani drugih studiev) ali primerov zlorabe ali kršitve. Izbrišejo se, ko za te namene niso več potrebni, praviloma po 72 urah.
  • Knjigovodske listine (npr. računi in druga pogodbena dokumentacija): 5 let (računovodski predpisi);
  • Računi: 10 let (davčni predpisi).
  • Podatki, pridobljeni na podlagi privolitve (npr. za novičke, marketinška sporočila): samo, če obstaja veljavna privolitev.
  • Video posnetki: praviloma največ tri dni od njihovega nastanka. Če se incident posname na video in o njem poroča, je lahko daljše obdobje hrambe pogojeno s potrebo po vodenju ustreznih pravnih postopkov.

V določenih situacijah (npr. neposredno trženje) se pisni obrazci izjemoma hranijo (po preklicu soglasja) na podlagi našega zakonitega interesa za obrambo in izpolnjevanja zakonskih zahtev (npr. potrebe po dokazovanju veljavne privolitve) v skladu z roki za zahtevke in pravne postopke.

Če se isti podatki uporabljajo za več različnih namenov, jih shranimo do konca kasnejšega obdobja hrambe; nehamo pa jih uporabljati za druge namene, za katere se je (krajše) obdobje hrambe izteklo.

 

Kaj pa, če od vas ne dobimo nobenih podatkov?

Ker vaše osebne podatke potrebujemo za sklenitev in izvajanje pogodbe o članstvu in lahko le s pogodbo o članstvu vadite pri nas, uporaba studia brez vaših osebnih podatkov (razen tistih podanih na podlagi privolitve) tehnično žal ne bi bila mogoča.

Podatki, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve (npr. e-poštni naslov za namen neposredna trženja) za izvajanje pogodbenega razmerja niso nujno potrebni. V primeru umika privolitve se boste morali odreči prednostim prejemanja informacij po e-pošti o aktualnih dogodkih, ponudbah ali akcijah studia.

 

Katere pravice imate?

Seveda imate glede svojih podatkov tudi določene pravice:

  • Imate pravico dobiti potrditev ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki in pravico dostopa o obdelavi osebnih podatkov (npr. namen obdelave, kategorije osebnih podatkov in izvor, kdo so prejemniki vaših osebnih podatkov, obdobje hrambe, ali obstaja avtomatsko odločanje).
  • Če so podatki, ki smo jih shranili o vas, netočni, imate pravico zahtevati, da jih popravimo. Ob upoštevanju namenov obdelave, imate pravico dopolniti nepopolne osebne podatke, kar vključuje tudi možnost predložitve dopolnilne izjave.
  • Lahko tudi zahtevate, da vaše podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrišemo, če ne obstaja zakonit razlog za nadaljnjo obdelavo (npr. vaši podatki niso več potrebni glede na namen za katerega so bili obdelovani). Če takšen zakonit razlog vseeno obstaja, vas bomo o tem podrobno obvestilo v našem odgovoru na vašo zahtevo.
  • Če vaših podatkov ne moremo oziroma ne smemo izbrisati, lahko zahtevate, da podatkov preprosto ne smemo več uporabljati. To imenujemo omejitev obdelave. Pravico do omejitve obdelave imate, če: izpodbijate točnost podatkov; obdelava je nezakonita in nasprotujete izbrisu in namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe; osebnih podatkov za namene obdelave ne potrebujemo več, vi pa jih potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov; ste vložili ugovor zoper obdelavo vaših osebnih podatkov in čakate na potrditev.
  • Ko se vaši osebni podatki obdelujejo za naše zakonite interese, imate pravico kadar koli ugovarjati takšni obdelavi, v kolikor se obdelava nanaša na vaše osebne podatke. V tem primeru vaših podatkov ne bomo obdelovali za namene, ki jim ugovarjate, razen če dokažemo, da imamo legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami ali če je obdelava potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.      
  • Če obdelava temelji na privolitvi ali pogodbi in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, lahko podatke, ki ste nam jih dali, "odnesete s seboj". Pravico imate namreč zahtevati izpis podatkov, ki nam jih posredujete v strukturirani, združeni in strojno berljivi obliki. V kolikor je to tehnično izvedljivo, imate  pravico, da osebne podatke posredujemo neposredno drugemu upravljavcu.
  • Zgornje pravice lahko uveljavite na naslednji način: pošljite zahtevo na elektronski naslov vodja@lj.clever-fit.com ali na naslov CF Fitness d.o.o., Vilharjeva 36, 1000 Ljubljana.
  • Če menite, da ne spoštujemo vaših pravic, se imate pravico pritožiti pri nadzornem organu za varstvo podatkov: Informacijski pooblaščenec, Zaloška 59, 1000 Ljubljana, telefonska številka: 01 230 97 30, e-pošta: gp.ip@ip-rs. Zagotovo pa je preprosteje, če najprej stopite v stik z nami ali našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Kontaktni podatki obeh so navedeni na vrhu tega obvestila.

Glede na nenehno skrb glede zaščite vaših podatkov je možno, da sčasoma spremenimo vsebino tega obvestila, zato da jo prilagodimo dejanskemu stanju in zakonskim zahtevam. V primeru večjih sprememb bomo sprejeli ustrezne ukrepe, da vas bomo pravočasno in primerno obvestili o vseh takšnih spremembah in dopolnitvah.